Нашим поставщикам

Санофи прилагает все усилия для борьбы с коррупцией в любом виде в каждой стране своего присутствия, и ожидает от своих поставщиков, что они не будут предлагать или получать, напрямую или косвенно: деньги, ценные подарки, услуги, любые другие блага при взаимодействии с государственными служащими, с тем чтобы склонить их к каким-либо действиям или отказу от них в рамках или благодаря своей должности. В связи с тем, что акции компании Санофи зарегистрированы на нью-йоркской фондовой бирже и компания Санофи имеет в Великобритании юридическое лицо, наша Компания должна соблюдать положения Антикоррупционного законодательства США и Великобритании и может быть признана ответственной за любые действия, совершенные любыми сотрудниками компании Санофи в любых подразделениях компании по всему миру, равно как и консультантами, агентами или представителями компании, включая поставщиков, действующих от имени компании Санофи.

Международным (US Foreign Corrupt Practices Act, 1977, UK Bribery Act, 2010) и российским антикоррупционным законодательством (Уголовный Кодекс РФ, Кодекс об административных правонарушениях РФ, Федеральный закон РФ от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», Указ Президента Российской Федерации от 19 мая 2008 г. № 815 «О мерах по противодействию коррупции») запрещается передача взятки, обещание дать взятку, предоставление полномочий на передачу взятки или передача каких-либо ценностей Государственному служащему с целью побуждения данного служащего к принятию акта или решения, способствующего компании в приобретении или сохранении бизнеса, получению преимуществ для бизнеса или выгод, которые не были бы получены без передачи взятки.

В настоящий момент в Компании существует процесс Due Diligence, который является обязательным предварительным этапом при заключении договора с потенциальным Контрагентом. Целью Due Diligence является проведение анализа, позволяющего нашей Компании исключить или в значительной степени минимизировать возможные негативные последствия заключаемой сделки, а также оптимизация бизнес-процессов в дальнейшей деятельности компании. 

В ходе проверки вам будет направлено электронное письмо с электронного адреса risk-radar@kept.ru  для заполнения анкеты. Мы настоятельно рекомендуем заполнить наш шаблон карточки поставщика / шаблон карточки поставщика для нерезидентов, заверить его  подписью с расшифровкой Генерального директора, главного бухгалтера или уполномоченного лица (в этом случае мы вас попросим предоставит скан доверенности) и печатью. Скан заверенных реквизитов должен быть приложен при заполнении анкеты, в соответствующем поле.

Заключение договора – это достижение сторонами в надлежащей форме соглашения по всем существенным условиям договора в порядке, предусмотренном законодательством.

Основные этапы заключения договора:
1. Согласование способа заключения договора и шаблона договора с контрагентом
2. Внутреннее согласование договора на стороне Санофи
3. Подписание (право первой подписи остается за компанией Санофи)

Способы заключения договора:
1. ОУС (Общие Условия Сотрудничества)* - это наиболее простой и удобный способ заключения договора
 - Срок заключения Договора – до 5 рабочих дней
2. Договор по шаблону Санофи - значительно сокращают срок оформления сделки. 
 - Срок заключения Договора при электронном подписании – до 10 рабочих дней
 - Срок заключения Договора при ручном подписании – до 13 рабочих дней
3. Договор по шаблону поставщика значительно увеличивают срок оформления сделки.
- Срок заключения Договора при электронном подписании – до 22 рабочих дней
 - Срок заключения Договора при ручном подписании – до 25 рабочих дней

Общие Условия Сотрудничества (ОУС)* - преимущества работы:
В целях упрощения процесса заключения договора и сокращения документооборота, а также ускорения и оптимизации процесса оплаты услуг партнера, предлагаем вам заключение договора путем присоединения к ОУС и дальнейшее оформление закупок путем обмена электронными документами.
Заключение договоров в электронном виде путем обмена документами предусмотрено  п. 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ и полностью соответствует российскому законодательству.

Порядок заключения договора по ОУС:
1.  Компания Санофи размещает на сайте Санофи по адресу www.sanofi.ru Общие условия сотрудничества (ОУС), в которых содержатся основные условия сотрудничества между Санофи и партнерами.
2.  Санофи направляет поставщику Заявку на оказание услуг (ПО) в электронном виде с возможным вложением в неё дополнительных документов, описывающего конкретные услуги и сроки их оказания и иные необходимые условия, и со ссылкой на ОУС. Такая заявка в соответствии со ст.435 ГК РФ является офертой о заключении договора присоединения к ОУС (ст. 428 ГК РФ) и поставки товара/оказания услуг согласно Заявке и ОУС.
3. В соответствии со ст.438 ГК РФ поставщик в акцептует оферту путем совершения конклюдентных действий, направленных на выполнение ПО. Акцепт осуществляется в отношении всего Задания в ПО, в том числе если ПО предполагает нескольких этапов выполнения, то конклюдентные действия, направленные на исполнение первого этапа Задания означают принятие Поставщиком обязательств по исполнению всего Задания в полном объеме.
4.  Поставщик прописывает в счете и закрывающих документах формулировку «На основании договора ОУС Заказ номер E000XXXXXXXX». Оригиналы счета и закрывающих документов необходимо направлять по адресу: 125009, г. Москва, ул. Тверская, 22 БЦ «Саммит», 7 этаж, SBS P2P.
 
Санофи может изменять ОУС в одностороннем порядке путем размещения новой редакции ОУС на своем официальном Сайте. Изменения вступают в силу с даты размещения и становятся обязательными для поставщика с момента их размещения на Сайте.

Общие условия сотрудничества Санофи и Поставщиков/General Terms of Cooperation of Sanofi and Suppliers
Соглашение об обработке персональных данных/Data processing agreement
Меры по обеспечению информационной безопасности и качества/Information security and quality assurance measures
Кодекс поведения для поставщиков
Sanofi supplier code of conduct
Общие условия участия в программе пилотных проектов Санофи при поддержке Фонда «Сколково»

^{*Данная форма сделки доступна не для всех видов закупок, уточнить возможность работы по ОУС вы можете у своего контактного лица в Санофи.}

Дополнительно просим вас ознакомиться с рекомендациями по организации деловых поездок для поставщиков компании Санофи!

Что такое электронный документооборот?
Электронный документооборот (ЭДО) – это обмен юридически значимыми электронными документами (ЭД) между компаниями с помощью системы оператора ЭДО через интернет. Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью и равнозначны бумажным с собственноручной подписью. Они мгновенно доставляются адресатам через интернет на любые расстояния, их не нужно дублировать на бумаге.

Зачем нужен оператор ЭДО?
Электронные документы (счет-фактуры, акты, договоры и прочее) можно передавать только через оператора ЭДО (Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н), в противном случае они не будут иметь юридической силы. Операторы ЭДО обеспечивают:
 - безопасную передачу ваших документов по защищенным каналам связи;
 - надежное, бесплатное и бессрочное хранение документов на серверах оператора;
- сохранение истории каждого документа, любое действие с ним будет зафиксировано (важно при возникновении разногласий между контрагентами);
- подтверждение подлинности электронной подписи спустя любой период времени (это важно при проверке контролирующих органов).

Что вы получаете при переходе на ЭДО?
- отправить документы станет делом 1 минуты. Их не нужно распечатывать, отвозить и неделями ждать свои экземпляры. Вы отправляете файл и можете получить его подписанным электронной подписью в тот же день;
- квартал будет закрыт своевременно, а отчетность сформирована легко и быстро;
- вы застрахованы от расхождений с контрагентом, так как обе стороны работают с одним и тем же файлом;
- представить документы в ИФНС станет проще и быстрее.
- вы в разы снизите свои расходы на документооборот за счет экономии на бумаге, конвертах, обслуживании принтеров и доставке.

В случае принятия решения перехода на ЭДО просим уведомить ваше контактное лицо в Санофи!

Для борьбы с мошенничеством, одним из видов которого являются экономические преступления, компания Санофи создает наиболее эффективные системы контроля.  Мы заботимся о своей безопасности и о безопасности наших партнеров.

В случае изменений:
1. Наименование организации, адрес, телефон, КПП
Просьба направить скан уведомления c печатью и подписью на адрес P2P.MDM.Eurasia@sanofi.com  
2. Банковские реквизиты
Изменения могут быть внесены:

- Если скан уведомления направлен с электронного адреса контрагента, который записан в системах Санофи (email, который контрагент предоставляет на начальном этапе сотрудничества) на адрес P2P.MDM.Eurasia@sanofi.com

- Если скан уведомления направлен посредством электронного документа оборота.

- Если заключено Дополнительное соглашение к Договору об изменении реквизитов.

3. Адрес электронной почты
Изменения могут быть внесены:

- Если скан письма про надлежащий e-mail / скан письма про надлежащий e-mail на английском языке направлен с электронного адреса контрагента, который записан в системах Санофи (email, который контрагент предоставляет на начальном этапе сотрудничества) на адрес P2P.MDM.Eurasia@sanofi.com

- Если скан письма про надлежащий e-mail / скан письма про надлежащий e-mail на английском языке направлен поcредством электронного документооборота.

! Мы настоятельно рекомендуем для непрерывной работы:

- Предоставить нам два адреса электронной почты.

- Создать общий почтовый ящик для работы с Санофи для обмена информацией, предоставляя доступ новым сотрудникам на случай организационных изменений в вашей компании. 

- Проверить, чтобы все уведомления об изменении были заверены подписью с расшифровкой ген. Директора, гл. бухгалтера или уполномоченного лица (в этом случае мы вас попросим предоставит скан доверенности) и печатью.

4. ИНН
Изменение ИНН трактуется законодательством как создание нового юр лица. Поэтому требует повторной авторизации контрагента по правилам Компании Санофи. В этом случае просим вас сообщить об этом вашему контактному лицу Санофи.
Вложение Шаблон карточки поставщика и Письмо про надлежащий e-mail

По вопросам оплаты счета необходимо отправить запрос на электронный адрес PTPSharedService.Russia@sanofi.com. 
В теме письма необходимо указать “Оплата. Юр. лицо. Номер PO. Номер счета. Дата счета”.

Правила оплаты счетов и оформления закрывающих документов

Этапы для проведения спонсорских мероприятий

Комплексная проверка контрагента

- Раскрытие мероприятий в РЗН

- Предоставление необходимой информации для участия Sanofi в мероприятии третьего лица

- Заключение договора

- Раскрытие конечных бенефициаров

- Оплата счета и закрывающие документы

Раскрытие мероприятий в РЗН

- Cогласно статье 67.2 федерального закона «Об обращении лекарственных средств», все фармацевтические компании должны предоставлять информацию о планируемых мероприятиях с участием сотрудников здравоохрания.

- Должна быть раскрыта информация о дате, месте и времени проведения указанных мероприятий, планах, программах проведения указанных мероприятий и темах, планируемых для рассмотрения, составе их участников. 

- Согласно текущему законодательству, информация о мероприятии должна быть раскрыта за 60 дней до даты проведения мероприятия. 

Таким образом, пожалуйста, обратите внимание, что в случае участия компании Санофи в мероприятии третьего лица за 2 месяца до мероприятия потребуется следующая информация:
Место
• С точным адресом и номером/названием помещения
Дата
• дд.мм.гг
• Для многодневных: с дд.мм.гг. по дд.мм.гг.
Тема и форма проведения
• Как указано в программе мероприятия
Программа
• Обязательно указание времени начала, продолжительности мероприятия
• Указание тем докладов
Участники
• В формате «специализация» + «регион» 
Организатор
• Наименование юр. лица от Компании; или
• Наименование третьего лица

Требования к документам и процедура Due Diligence для спонсорства

Образец списка

MEAS-SOP-000123_GEODE.pdf